Non avendo un ufficio fuori casa, è facile sparpagliare per tutta la casa documenti e qualsiasi cosa che abbia a che fare con il lavoro. In ogni caso dobbiamo completare il nostro lavoro in tempo e in maniera efficiente. Dopotutto, meno tempo spendiamo a lavorare, più tempo avremo da passare con la famiglia. Una stanza ordinata adibita a studio renderà il lavoro più veloce e piacevole.
Ecco alcune idee per organizzare il tuo studio.
1)Hai già uno studio? Non hai bisogno per forza di una stanza intera, ma ti basterà uno spazio ben definito che accolga gli elementi essenziali di un ufficio e altri documenti.
Specialmente all’inizio, andrà bene una scrivania nella tua stanza da letto per appoggiare dei documenti, dei fogli, delle penne, una calcolatrice e ovviamente un computer.
Se il tuo “ufficio” consiste in un tavolo in sala da pranzo, alcuni cassetti in cucina, un armadio nel seminterrato e un computer in camera da letto, potresti invece pensare di organizzare tutto in un unico punto.
Passi molto tempo cercando un documento in particolare, correndo da una stanza all’altra per trovarlo? Prendi in considerazione l’idea di spostare tutti i documenti e i fogli in un luogo centrale, preferibilmente vicino al computer se è lì che crei la maggior parte del lavoro.
2)Dividi i tuoi documenti personali da quelli del lavoro.
Crea un luogo differente separato da quello dello studio.
3)Crea un sistema di documenti che funziona per te. Ricorda, potresti lavorare per qualcun altro, ma quando si tratta del tuo studio, lì sei il capo di te stesso.
Pensa a come vuoi sistemare tutti i documenti e i pezzi di carta. Quale potrebbe essere il miglior modo per trovarli? Quindi crea un metodo per sistemare i documenti che funzioni.
4)Dai un bell’aspetto alla tua zona di lavoro. Noti che qualcosa si sta accumulando? Metti
via tutto. Utilizza il tuo nuovo sistema di organizzazione dei tuoi documenti e trova una collocazione per il resto.
5)Aggiungi un tocco personale al tuo studio. Metti qualche foto dei tuoi figli, posiziona qualche bella pianta, aggiungi delle frasi di ispirazione o qualsiasi altra cosa che pensi possano far diventare il tuo studio un logo piacevole nel quale lavorare.
6)Parliamo dei file nel tuo computer. Puoi perdere lo stesso tempo cercando un documento online tanto quanto un pezzo di carta. Se il tuo computer viene usato sia per lavorare che per uso personale, crea una cartella per il lavoro e usa sottocartelle per dei progetti, dei clienti ecc.
7)Oltre ai file, organizza anche le tue mail. Parliamoci chiaramente, tutti abbiamo perso del tempo andando alla ricerca di una mail in particolare che conteneva delle informazioni preziose di cui avevamo un bisogno urgente. Creare delle cartelle per i diversi clienti e progetti ha funzionato bene con me, ma ripeto, trova un metodo che funzioni bene per te e fallo tuo.
8)Ora che hai trovato un buon metodo di archiviazione (sia fisico che digitale), organizza del tempo ogni tot mesi (o settimane se necessario) per fare una pulizia dei tuoi documenti. È facile accumulare molti documenti sia in archivio che nell’hard drive di cui non abbiamo più bisogno. Cerca di fare questa pulizia almeno due volte all’anno.
Ti invito a iniziare con alcune di queste idee per rendere te ed il tuo studio più sistemati.
In poco tempo ti chiederai come hai fatto a vivere finora senza uno studio ben organizzato.
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