Zonder de structuur van een kantoor buitenshuis, gebeurt het al te makkelijk dat alles wat werkgerelateerd is zich verspreid in het hele huis. Toch moet het werk tijdig af zijn op een efficiënte manier. Hoe minder tijd we immers besteden aan werk, hoe meer tijd we over hebben voor onze familie. Een georganiseerd thuiskantoor maakt werkdagen korter en aangenamer.
Hier zijn enkele ideeën om jezelf en je thuiskantoor te organiseren.
1) Heb je al een thuiskantoor? Het hoeft niet per se een hele kamer te zijn, maar je moet een goed gedefinieerde ruimte gebruiken met alle basisbenodigdheden en mappen.
Een bureau in de slaapkamer met al de mappen, papieren, pennen, rekenmachine en natuurlijk computer voldoet prima, vooral in het begin.
Als je "bureau" bestaat uit de eettafel, sommige van de laden in uw keuken, een archief in de kelder en de computer in de slaapkamer, dan is het vast tijd om alles op één plek te verzamelen.
Besteed je veel tijd aan het zoeken naar een bepaald document, lopend van kamer naar kamer om het te vinden? Verzamel dan al je mappen en documenten op een centrale locatie, bij voorkeur in de buurt van de computer als dat is waar je het merendeel van je werk doet.
2) Hou je persoonlijke en zakelijke bestanden en documenten gescheiden van elkaar. Maak een aparte plek voor de persoonlijke documenten ergens buiten het thuiskantoor.
3) Maak een bestandssysteem dat voor jouw het beste werkt. Zelfs als je voor iemand anders werkt, vergeet niet dat je je eigen baas bent in je thuiskantoor. Bedenk hoe je een bepaald bestand of document kan vinden.
Wat is de gemakkelijkste manier om dit te doen? Maak vervolgens een bestandssysteem dat voor jou werkt.
4) Kijk eens goed naar je werkplek. Merk je dat er nog iets anders zich opstapelt? Reserveer een paar uur en sorteer alles. Gebruik je nieuwe bestandssysteem en zoek een nieuwe plek voor de rest.
5) Voeg een persoonlijk tintje toe aan je kantoor. Neem een aantal foto's van de kinderen; voeg enkele mooie planten, inspirerende citaten, of wat je maar kunt bedenken dat ervoor zorgt dat je kantoor een gezellig plek word om te werken.
6) Laten we het nou eens over de bestanden op de computer hebben. Je kunt net zo veel tijd verspillen met het zoeken naar een online document als voor een stukje papier. Als je computer wordt gebruikt voor het werk en voor persoonlijk gebruik, kunt je een werkmap maken en submappen gebruiken voor bepaalde werkgevers, projecten etc.
7) Naast je gewone bestanden, wil je ook je e-mails georganiseerd houden. Want laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal weleens tijd verspild om naar een bepaald e-mail te zoeken met bepaalde vitale informatie die wij nodig hadden. Voor mij werkt het goed om mappen te maken voor verschillende opdrachtgevers en projecten, maar ook hier is het belangrijk dat je een systeem vindt dat voor jou werkt en waar je je aan kunt houden.
8) Je hebt nu een goed registratiesysteem (zowel fysiek als digitaal), maar reserveer wat tijd om de paar maanden (of weken als dat nodig is) om alle de bestanden te zuiveren. We kunnen snel veel documenten accumuleren waar geen behoefte meer aan is, zowel in onze archiefkast als op onze harde schijf. Probeer minimaal de bestanden tweemaal per jaar te zuiveren.
Ik moedig je aan om te beginnen met een paar van deze ideeën om je kantoor en jezelf beter te organiseren. Het duurt vast niet lang voor dat je niet eens meer weet hoe je ooit gefunctioneerd heb zonder een georganiseerde thuiskantoor.
Mijnheer ATC voor een ander idee van behuizing!
ATC voor een ander idee van woningen!!!
ATC voor een duurzamere manier van consumeren. Boek hier en deel!
Vind je dit artikel leuk?
Registreer nu en ontvang gratis informatie over nieuwe artikelen
